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Votre to do liste est interminable ?? Dites STOP !

Par , le 31 mars 2014. entreprenariat

Comment gérer son temps et arrêter de courir après votre to do liste ?

En voilà une question qu’elle est bonne !  Si vous êtes comme moi, à savoir indépendant, à votre compte, vous avez du rapidement vous rendre compte que le temps est une valeur qui semble particulièrement élastique. Bizarrement, dès que vous commencez votre journée de travail…le temps s’accélère , Buzz l’éclair (le temps hein, pas vous malheureusement)! Et vous n’avez pas barré le 1er élément de votre (interminable) to do liste que déjà la nuit est tombée. « Noooon, impossible ! Je viens à peine de m’y mettre !! «  SOS comment gérer son temps pour ne pas avoir le sentiment de continuellement lui courir après ?

Ce sujet est un sujet qui m’intéresse particulièrement, c’est un combat de tous les jours!

#1-Commencez par faire votre autodiagnostic :

Pourquoi je  m’égare systématiquement, qu’est-ce qui me déconcentre, me fait perdre du temps ? Personnellement ce sont les réseaux sociaux (sans blagues 😉 , j’ai tendance à m’y égarer du pro…à la veille… au perso. Hop, voici un outil intéressant pour contrôler le temps que vous passez sur certains sites  « perte de temps »  StayFocusd (sur Chrome)

Mais pour vous peut-être que ce sont des coups de téléphone ? Des mails en continu? Les déjeuners à rallonge ? Gardez en tête qu’il vous faut en moyenne 20 minutes pour vous reconcentrer sur une tâche que vous avez interrompue ! Donc, faites-moi plaisir, passez une journée aux aguets, scrutez les moments où votre esprit part en vacances, notez vos dévoreurs de temps ! En avoir conscience, c’est le 1er pas vers la fin de votre to do liste

#2-Fixez vos objectifs

Prenez le temps chaque matin de vous fixer vos 3 priorités du jour, vous pouvez commencer par en lister autant que vous voulez, 10, 15  mais au final n’en gardez que les 3 plus importants (allez max 5 !) , priorisez-les, assignez-leur une durée et répartissez-les dans votre journée. Oui, dans votre agenda je veux voir : rédaction de mon article 2h de 9h à 11h par exemple. Vous vous rendrez compte qu’il est beaucoup plus difficile de s’égarer quand votre journée est déjà ainsi planifiée.

#3-Surveillez ce temps qui file

Comment gérer son temps au mieux ? En le respectant !  Pour ne plus avoir l’excuse du « oups, je n’ai pas vu le temps filer !! » Utilisez un timer.  Pour rester concentré sur une tâche et avoir conscience du temps que vous y mettez. Pour cela je recommande: eggtimer, un outil aussi simple que diablement efficace, je vous assure vous ferrez tout ce qui est en votre pouvoir pour ne pas vous faire surprendre par la sonnerie insupportable qu’ils ont programmée pour vous alerter que le temps est écoulé Noooooon !

#4-Inversez la carotte et le bâton 😉

En général, quand vous êtes face à une tâche qui ne vous inspire pas, vous filez et trouvez une belle excuse pour aller sur Facebook. Bien entendu, pendant ce temps vous culpabilisez, car NON passer 30 minutes sur Facebook ne vous aidera pas à avancer dans votre (toujours interminable) to do list.

Et si vous vous fixiez une carotte plutôt que de manier le bâton. Beaucoup plus sympa de se dire, dés que je finis cette présentation, je m’offre une pause café avec une copine! Non ? Alors , sur votre petit agenda, rajoutez vos moments de pause, car que vous le vouliez ou non, votre cerveau lui en aura besoin et se mettra en grève que vous le vouliez ou non. 2h max après STOP, on  respire.

#5-Commencez par votre gorille !

Vous débutez votre journée tête baissée pour vous noyer au milieu d’innombrables micro-tâches qui ne figurent même PAS sur votre to do? Ne commencez pas par lire vos emails, aller sur vos réseaux sociaux… Non, lancez-vous immédiatement sur votre tâche numéro 1 ; la prioritaire, le gorille sur votre épaule ! Une fois finalisée, vous pourrez déjà vous féliciter et serez satisfait de votre journée qui ne fait que commencer…

#6- STOP à la dictature des emails !

Fixez-vous 2 moments dans la journée pour lire ET traiter vos emails (11h et 15h) par exemple. À rajouter à votre agenda ! Vos clients, prospects, collègues, peuvent attendre quelques heures avant d’avoir votre réponse. Et soyons honnêtes, la plupart du temps, vous les ouvrez par curiosité puis les laissez de côté avant d’y répondre. Pas idéal pour gérer son temps efficacement ! Donc, des maintenant si vous avez des alertes mails: enlevez-les !!  C’est également valable pour les messages instantanés sur Skype, Facebook et tout autre popup délicieusement chronophage.

#7-Regroupez vos activités similaires.

C’est une technique vieille comme le monde , mais si vous avez un article à écrire, ce n’est pas la même énergie, le même état d’esprit que la gestion de vos factures ou qu’un RDV client. Essayez de regrouper au maximum vos activités similaires. Écrire 3 articles à la suite sera nettement plus efficace qu’alterner entre différentes tâches.

comment gérer son temps - Shiva #8-Faites une seule chose à la fois !

Vous êtes le roi du multitâches, cela tombe bien, moi aussi ! Parfois je me prends pour Shiva…et résultat, je verse le sel à la place du sucre, fait semblant d’écouter une formation en ligne tout en faisant semblant d’écrire une présentation tout en … Vous saisissez le principe ? Cela rassure de mener plusieurs tâches à la fois, mais en réalité, vous perdez du temps. Alors on va faire simple, regardez votre to do list, et faites les choses UNE à UNE. Ouf, ça va mieux ?

 

Et si vous souhaitez aller plus loin, je vous conseille également l’article « Blog  comment gérer son temps grâce au calendrier éditorial »

 

Public cibleÀ vous de jouer !

1-      Dès maintenant, ouvrez vos écoutilles, restez vigilant tout au long de la journée pour repérer quels sont vos dévoreurs de temps. Notez-les !

2-      Désinstallez toutes vos alertes mails et autres pop-up

3-      Désormais, chaque matin, avant de vous jeter tête baissée, prenez le temps de vous fixer 3 objectifs et commencez par cela

 

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14 mots doux

  • Véronique dit :

    Bonjour Laurence et merci pour ton commentaire sur Linkedin.

    Je suis comme toi. Chaque jour, je me bats contre moi-même. J’applique déjà la plupart des conseils pertinents que tu donnes dans ton article et je dois dire que cela m’a vraiment permis d’évoluer même s’il reste encore beaucoup de place pour l’amélioration (Dieu merci !). L’autodiscipline, l’organisation et l’efficacité sont des choses qui s’apprennent. Et si on a la volonté de le faire, on ne peut que s’améliorer chaque jour.

    Une chose que j’ai noté et qui me paraît importante est qu’à force de trop se fixer sur la performance, on peut parfois perdre le plaisir de faire. C’est une chose dont il faut se méfier. Même s’il est légitime de vouloir être efficace, il faut aussi être capable d’être pleinement dans l’action. D’être là. D’être présente. D’être comme on dit dans le flux. Et ainsi de pouvoir conjuguer efficacité et satisfaction personnelle.

    Bonne journée et à bientôt.

    Véronique | Cape et Jupe

  • Véronique, bienvenue sur ce blog! Effectivement, il ne faut pas tomber dans la course effrénée à l’efficacité. L’objectif est simplement de se sentir bien à la fin de sa journée de travail, être fier(e) de ce que l’on a accompli. Et parfois cela passe aussi par une to do liste plus réaliste, des temps de pause, un petit moment rien qu’à soi…bref, on pourrait écrire un livre sur le sujet 😉

  • Maya dit :

    Bonjour Laurence , Merci pour cette to do list !
    Je commence par désinstaller les pop-up, mes alertes me manque déjà :-p
    Excellente journée à vous

  • Angel Pion dit :

    Merci Laurence,

    cet article tombe à pic. J’ai cherché un peu partout sur le net hier, et finalement, il etait là, sur mon blog webmarketing préféré !

    Merci 😉

  • Sonia dit :

    Bonjour Laurence,

    Merci pour ces rappels. Pour ma part, je ne lis mes mails plus que 2 fois par jour. Avoir fermé les messageries (j’en ai plusieurs !) m’allège très curieusement d’un poids et me rend plus efficace dans les autres tâches. Dès que j’oublie ce nouveau réflexe, je retombe dans mes anciens travers. Très amusant à observer.
    Je suis bien intéressée pour aller plus loin via le lien proposé (article « Blog comment gérer son temps grâce au calendrier éditorial ») mais le lien ne marche pas, ni sur Mozilla ni sur IE. Vous en avez un autre ?

    A demain, je suis inscrite à votre webinar !
    Sonia

  • Sylvie dit :

    Ah oui,je me reconnais… particulièrement au point 8 ! Je suis au courant, mais j’y retombe coup après coup.
    Allez hop, je m’y remets. Merci pour le rappel. 🙂

  • John Alright dit :

    Ma femme vient de mettre un système en place qui consiste à écrire un objectif (par exemple passer 15 minutes par jour pour se débarrasser de vieilles choses, faire de l’exercice etc.) sur un calendrier et de cocher le jour où on a effectué la tâche. L’objectif est de garder la chaîne de croix le plus longtemps possible. Le fait de le faire à deux apporte aussi un soutien supplémentaire.

  • Merci pour ces conseils précieux surtout pour le numéro 2 . En effet, si ne fixe pas des objectifs précis , on pourra rien faire . C’est pour ça, j’écris tous les jours mes objectifs avec précision et je veille à barrer au fur et à mesure ce que j’ai fais . En plus c’est très motivant.

  • Adeline L. dit :

    Oh !!! MERCI
    Voilà !! Il est vrai que les journées (le WE surtout) où je n’allume pas les réseaux sociaux ni mes mails, je travaille beaucoup plus efficacement. Bon, je note : éteindre Facebook dès que j’en ai plus besoin, aller voir 2 fois par jour seulement.
    Faire plusieurs choses à la fois !!! Ca c’est ce que je fais le plus… j’ai 15 projets en même temps et du coup, je fais 15 projets sur 2 mois au lieu de les faire un à un… mais j’ai du mal à hyérarchiser les projets du coup, je n’arrive pas à me dire lequel est le plus important… Par exemple, pendant que je créé le l’ordi le projet n°2, je découpe le projet n°1 et mon cerveau réfélchi au projet n°3 (avec recherche Pinterest et autres sources créa) et j’imprime le projet n°4… Je me dis que du coup je pourrais rouler et enchainer tout comme cela d’une machine à l’autre ! mais finalement… je ne suis pas certaine que ce soit aussi « pratique » que ça…

    • laurence dit :

      Adeline, pour avancer vous avez besoin de travailler sur plusieurs projets la fois, c’est semble-t-il votre mode de fonctionnement. Respectez-le tout en y mettant des limites. Assurez-vous notamment de vous fixer une deadline pour chacun des projets et limitez le nombre de projets parallèles à 3 par exemple. Excellente journée!

  • Asna dit :

    Bonjour, je découvre avec plaisir votre blog. Voilà un très bon résumé d’astuces pratiques. Les réseaux sociaux c’est une vraie plaie! J’aime cette idée de carotte/récompense que j’applique aussi. Les jours où c’est plus difficile, j’utilise un programme de blocage d’accès 🙂

    Au plaisir de vous lire!

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